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行政办公管理制度设计.doc

行政办公管理制度设计.doc
内容要点:
行政办公管理制度设计一 会议管理制度1. 总则(1)为了规范公司的会议管理工作,减少不必要的会议,缩短会议时间,提高公司会议效率,特制定本制度。(2)本制度适用于公司召开的各种会议。2. 会议分类及各类会议组织(1)公司全员大会1)全员大会由公司行政部负责召集和主持,定期召开全员大会(每季度至少举行一次)。2)出席人员为公司全体职员。3)会议内容为通报公司2)凡涉及多部门负责人参加的会议,均需于会议召开前 日经部门或公司分管领导批准后,分别报行政部汇总,由行政部统一安排,方可召开。3)行政部应于每周五下班前将全公司例会和各种临时会议,统一平衡编制会议计划并装订、分发到公司相关部门。4)已列入会议计划的会议,如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集部门应提前 日报请公司行政部并经公司相关领导同意。5)对于参加人员相同、内容相近、时间1) 重点、重要议题安排在会议前一时间段。2) 明确或控制会议中各议题的时长,不要失控。3) 控制议题数量,保证议而有决,能解决问题。4) 保证与会者有备而来。5) 注意引导、归纳,提升会议议题。6) 需印发资料应提早发下去,让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的看法。7) 连续 2~3 小时以上的会议应安排中间休息时间,一般为 10 分钟。(5) 会场布置。会场布置包括会场空间安排、座位安排名,以示到会。2) 会议签到完成后,工作人员应尽快统计出应到、实到人数以及未到者姓名,交大会主持人。(2) 会场服务1) 引导入座。工作人员按事前安排的座位,引导与会人员尽快就座,特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。2) 分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里,可事先认领签收,也可会场提前认领签收。3) 内外联系、传递信息。做好大会进行中领导对外要办的事项,做好外来给相关部门,并按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。(3)会议要求的落实与跟踪各相关部门按纪要等会议决定要求,逐项落实,以期真正达到开会的预期目的。(4)会务工作情况总结。由会议主持单位对会务情况进行总结,不断自身提高主持会议的能力。其总结与会议记录、会议简报、会议文件等一并作为完整的案卷归入档案。6. 附则(1) 本制度由行政部拟定,经总经理批准后实施。(2) 本制度自 年 月3. 文件的日常管理(1)公司的文件资料由行政部负责统一收集、保管、控制,其他部门协助行政部的工作,为其提供支持。(2) 公司文件资料的密级分为绝密、机密、秘密及普通文件四类,其参阅全限如下。1) 绝密类,总经理、副总经理级别的人员可参阅。2) 机密类,各部门经理及以上级别的人员可参阅。3) 秘密类,各部门主管及以上级别的人员可参阅。4) 普通类,普通职工及以上级别的人员可参阅5) 经总经理特别授(6)行政部收到外来公函时,应将其登记并分类整理。(7)对于没有明确收函人的公函,由行政人员根据需要参阅后回复。5. 文件借阅管理(1)公司文件资料涉及公司大量内部机密,行政部需指派专员对公司的文件资料进行保管。(2)公司的文件资料一律不允许外借,行政部人员复印文件资料时必须得到行政部经理的审批同意。(3)员工需要借阅相关文件资料时,经部门经理审核同意后向行政部提出借阅申请,经行政部经理审批同意后1) 管理文件。指公司各部门在经营活动中具有重要依据作用的各类文件。2) 立项文件,包括项目可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。3) 证照文件,指经营活动中产生的各类证、照文件等。4) 资信文件,指验资、审计、评估、权属报告文件等。5) 合同文

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