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联想秘书手册..doc

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内容要点:
秘书手册联想电脑公司企划部秘书处 目 录前言 ………………………………………………………………… 3第一章 秘书必备的素质…………………………………………… 4第二章 秘书的重要职业技能……………………………………… 5第一部分 日常事务处理………………………………… 5电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分 日程安排……………………………………… 7总体日程安排………………………………… 7出差日程安排……… 前言 ---------在许多人眼里,秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性,他们是领导的左膀右臂,是领导与公司上下保持沟通的桥梁 ,为此,他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务,从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风,联想到待人接物时彬彬有礼的仪态;联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……无论如何,秘书这个词 ? 指挥与控制能力 ? 勤奋--努力工作,不断学习? 合作精神 ? 有序--利落,有条不斋? 学习与创新能力 ? 高效--追求效率和效益? 知人善任的能力 ? 可靠--按约定完成工作,保质、保量、及时? 对待意见与批评? 大局观二、秘书的职业态度? 主动性(Initiative)? 适应性(Flexibility)? 团队精神(Team work)? 尊重他人(Respect for Peopl ? 准备好通话时需要的文件资料。? 查阅对方电话号码,确认无误,开始拨打。2、 正式拨打电话: ? 拨通电话后,确认对方公司及姓名,然后热情而有礼貌的说:“你好!我是联想电脑公司**部**。 ”? 如需与有关人员通话,应有礼貌地请对方传呼或转达。? 如告知对方的内容较复杂,应主动提醒对方做好记录? 逐一将事情说明,注意语言简明、准确;? 通话结束后,确认对方已放下话筒,然后放电话。3、接听电话? ? 如果对方喋喋不休,废话连篇,可以说“请问您还有别的事吗?”或“对不起,我还有急事要办”等结束通话。? 如一个未完又来一个,应视电话内容和对方身份,让紧急的、重要的人员先讲,同时礼貌的告诉另一方稍候片刻,或记录对方电话,稍侯打过去。? 整理电话留言,在总经理回来后汇报相关信息。二、传真1、 将传真分类:1) 需要总经理本人审阅的,根据总经理授意处理2) 由秘书来待为处理的:A、转给其他相关负责 五、名片1、 分类:可根据总经理业务情况分类,如公司类型、客户类型、地域等;2、 存放:? 名片盒? 录入到 NOTES 通讯录中(更易查找,但需要录入时间)3、 应准备一名片夹,存放与总经理联系紧密且重要的人员名片,并保证查找时方便快捷。第二部分 日程安排控制日程,意味着你与总经理一起有序工作。“日程安排”是指时间排定的领导工作计划,是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映,是时间管理艺术的 ?在两个约会间留出机动时间,防止会议延长引起时间冲突,并给总经理留出整理思路的时间;同时预留时间处理日常事务;?根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息;?对于总经理的各项安排熟记于心,及时提醒已定下来的安排,防止冲突;每日安排相对固定时间与总经理核对日程,保证秘书与总经理日程表内容一致;?不要代替领导做决定,在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理;?控制约会时间,适 ?机票购买时注意避免经停中转,选择好的航空公司和服务,长途飞行选择好的机型;?注意准备好各种证件及邀请函,并提醒总经理携带;?根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物;?准备当地的地图及国家风情资料;?确认对方还是我方提供翻译服务;?回国后向邀请方

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